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数字档案异地异质备份策略研究
《北京档案》杂志 2016年11期
作者：李莉
摘要：数字档案异地异质备份是保护档案信息安全的重要方法，是建设“档案安全保密的档案安全体系”的必要手段。数字档案异地异质备份工作要坚持安全、稳定、通用、智能等四项原则，并在此基础上，结合相关理论研究，着重采取顶层设计，建立国家备份体系；统筹协调，建立长效机制；建章立制，规范管理工作等策略。
关键词：数字档案异地异质备份长期保存
随着信息化时代的到来，数字档案信息总量正在急速攀升。数字档案在带给人们利用便利的同时，相应地也带来了信息安全方面的问题。例如，硬件故障、软件瘫痪以及误操作等人为因素，还有地震、洪水、泥石流等各种自然灾害，都会给数字档案信息安全造成较大威胁。在这样的背景下，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提出：“深化两办《意见》落实，继续实施‘以人为本、服务为先、安全第一战略，深入推进‘三个体系建设……坚持安全第一、守牢底线。把档案安全摆在档案工作头等重要位置，坚持实体安全与信息安全并重，切实提升安全保障能力，牢牢守住档案安全底线……开展数字档案资源异地异质备份”。鉴于此，本文主要阐述了数字档案异地异质备份的原则，以及在新时期需要采取的必要措施。
一、数字档案异地异质备份工作的原则
数字档案异地异质备份，是以防范风险、安全管理为目的，将原始档案信息通过专门的技术手段附录到其他介质，形成不同载体的多份信息存储，并将其与原件分别保存在不同地点的工作过程和管理形态。从上述定义可知，数字档案异地异质备份是为了保证数据安全，消除数字档案保管者的后顾之忧。一般来说，数字档案异地异质备份工作要遵循以下原则：
（一）安全原则
安全原则，即从数字档案备份的载体、技术和地点三个方面保障数字档案信息的安全。具体而言，数字档案载体物理性能优异，具有良好的耐久性；数字档案长期保存技术优良，能够保证数字信息的真实性、完整性与长期可读性；数字档案异地异质备份基地安全等级高，可以抵御高强度的人为破坏与自然灾害。只有数字档案备份的载体、技术和地点都足够安全，才能应对各方侵袭。
（二）稳定原则
稳定原则，即保证数字档案备份数据的可用性不受时空限制。数字档案备份的根本作用是提供数据保护方式，保证无论在何种紧急情况下，利用者都能通过数据容灾备份系统可靠地读取数字档案备份信息。这种稳定性，首先要求备份数据随时可用；其次要求备份数据可以跨越时间，具有长期可读取性；最后要求备份数据可以跨越空间，能够被远程利用。
（三）通用原则
通用原则，即保证数字档案备份的数据不会因软件过时的原因而无法读取。我国的信息化建设前期缺乏统一规划，按照应用领域、所支持用户数、源代码开放程度、硬件结构、操作系统环境、存储器寻址宽等标准，各行各业、不同单位所使用的操作平台可分成众多类别。这就导致不同系统之间的数字信息不能直接共享，信息孤岛现象严重。因此，备份的数字信息必须具有较高的通用性和普遍的适用性，通过数据格式转换，符合相关国家标准或者国际通用标准，保证备份数据被各种操作系统、应用软件读取。
（四）智能原则
智能原则，即数字档案备份系统能为保障数据安全进行自动操作。数字档案备份依托的容灾备份系统，可以根据需要采用同步传输方式或者异步传输方式，随时或者定时更新数字档案备份，当档案数据备份失败或者出现错误时，备份系统产生智能响应，在报警的同时提供错误报告。此外，在自动备份的过程中，备份系统还要具备日志记录功能和简单的数据统计功能。
二、数字档案异地异质备份策略
在坚持数字档案异地异质备份安全、稳定、通用、智能原则的基础上，综合考虑各方面的因素，我国可以从理论研究和实践推进两个方面分别采取策略。
（一）在理论研究方面
1.加强异地异质备份载体的研究。数据备份的载体主要有光盘、磁带、缩微胶片等。只读光盘可以脱机保存，防止档案数据被随意篡改，但是存储容量较小、使用寿命短；磁盘存储量大、读取速度快、成本低、耐久性较好，但容易被篡改，安全性不高；缩微胶片存储密度大、稳定性高、记录效果好、寿命长，但成本较高且利用不便。异地异质备份除了综合选择多种载体进行备份外，更要加强对载体性能的研究，不断提高光盘的存储量、耐久性，提高磁盘的安全性，提高缩微胶片的便捷性。
2.加强异地异质备份专用智能设备的研究。要积极投入科技力量，研发数字备份专用设备，实现异地异质备份的智能化管理。目前来看，北京汉龙思琪数码科技有限公司的数据存储技术处于国内领先水平，其数字资源安全离线存储归档专业设备，是大容量的超级备份归档设备，可实现安全、节能、长久、有效、档案模式的归档保存。便携式存储箱、军用移动备灾柜、办公式存储柜、机柜式存储柜等产品可以满足不同环境下的档案数据存储，而仓储式存储柜加上批量数据迁移设备非常适用于国家综合档案馆的数字档案异地异质备份。
（二）在实践推进方面
1.在宏观层面进行顶层设计，建立国家备份体系。《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》中明确提出“各级各类档案馆普遍开展重要档案异地备份”的要求。“十二五”期间我国各地国家综合档案馆异地备份工作成效显著，根据2009年全国档案馆工作会议精神，全国副省级市以上国家综合档案馆在自愿结对的基础上实现了重要档案异地备份。但是当时缺乏全局性的、更深入的考虑，没有进行整体设计、统一规划，缺乏战略部署，没有对副省级以下各级综合档案馆的异地备份工作提出具体要求，同时对异地备份工作的形式也缺乏具体指导。因此，在“十三五”时期，我们需要对异地异质备份工作进行顶层设计，建立全国异地异质备份体系，明确全国异地异质备份体系的总体框架，确定我国异地异质备份体系的基本格局。具体可建立全国异地异质备份中心，在每个省设立数字档案备份分中心。每个省各级综合档案馆的数据，选择两个其他省份进行备份，备份基地要满足“相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带”的原则。
2.在中观层面进行统筹协调，建立长效机制。数字档案异地异质备份是一项长期工作，涉及重要档案的鉴定、纸质和音视频档案的数字化、电子文件的接收、备份技术的研发、备份基地的建设、备份数据的维护等等工作，需要投入大量的人力、物力、财力。我国数字档案异地异质备份需要由国家档案局负责统筹实施和督促检查，形成统一领导、分工合理、责任明确的运行管理机制，尤其要着重解决资金和人员问题。（1）在资金方面，由于档案数据保护事业是非盈利性的，很难依靠自身积累满足各项保护工作的经费需要，因此，异地异质备份基地的建设与维护主要依靠政府财政支持。我国东部经济发达地区可以先行建设异地异质备份基地，中西部经济相对落后地区则主要依靠中央财政解决资金问题。具体实施过程中，异地异质备份基地可以同时为地方电子政务数据备份服务，采取中央和地方政府共同出资、以地方投资为主的方式，解决资金问题。（2）在人力资源建设方面，在组建人才队伍过程中，要根据实际需求，引进多个专业的优秀人才，打造理论水平与实战能力双强的工作团队。档案异地备份建设要特别关注档案学、计算机科学与技术、管理科学与工程、通信工程、法律、地质及建筑等多个专业人才的共同参与。
3.在微观层面进行建章立制，规范指导具体工作的开展。“十二五”时期，我国数字档案异地异质备份工作具体有哪些内容、需要建立哪些制度、哪些档案属于需要备份的范围、综合采取哪些异质载体备份、备份基地需要承担哪些责任、备份基地如何管理、如何对备份工作进行监督检查等等具体操作方面还存在一些问题没有解决。针对上述情况，一是根据实际工作情况，制定数字档案异地异质备份制度，并建立可实施策略，使不同地区、不同级别档案馆之间的异地异质备份工作有章可循。通过国家立法或者行政命令的方式，促进异地异质备份工作快速、健康发展。二是对于一些暂时不适宜以法规制度强制要求的领域，通过推荐性国家标准和档案行业标准，进行要求。结合《档案馆防灾减灾规范》《电子公文归档管理暂行办法》等现行规范、标准，借鉴美国国家文件与档案管理局数字档案馆与商业性电子文件中心相关经验与标准，建立我国数字档案异地异质备份相关标准，对备份数据的载体、格式、数量、软硬件、建筑规范等内容作出规定。数字档案备份分中心建设要遵循《档案馆建设标准》《档案馆高压细水雾灭火系统技术规范》《建筑抗震设计规范》等相关标准规范，科学设计、严格施工，提高建筑物应对各种灾害的能力。三是根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国突发事件应对法》《档案工作突发事件应急处置管理办法》等规定，遵从预防为主、防治结合的原则，建立科学、全面的应急预案，并定期组织备份工作相关人员进行各种情况下突发事件的演练，熟悉应急工作的程序，提高工作人员的应变能力、协调能力、处置能力。
参考文献：
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[5]李扬新.我国利用档案收费政策研究[J].档案学研究，2009（5）：28.
作者单位：冶金档案馆